Politica de confidențialitate

1. Cine este operatorul datelor tale

Operatorul este Special Software Development SRL, CUI 39594308, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/9725/2018, cu sediul social în Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Adresa poștală pentru corespondență: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale ne poți scrie la [email protected]. Operatorul nu a desemnat deocamdată un responsabil cu protecția datelor (DPO); cererile se tratează la aceeași adresă.

2. Ce date prelucrăm

Prelucrăm doar datele de care avem nevoie pentru scopurile de mai jos:

• date de cont: nume, adresă de e-mail, telefon, companie, adresă, parolă (stocată doar sub formă de hash) și setările contului;
• date de facturare și plată: datele de facturare, istoricul abonamentelor și al plăților. Datele cardului sunt introduse direct la procesatorul de plăți și nu sunt stocate de noi;
• date de utilizare și tehnice: adresa IP, tipul browserului și al dispozitivului, paginile accesate, data și ora accesului, înregistrări de autentificare și de securitate;
• comunicări: mesajele trimise prin formularul de contact, chat, tichete de suport, precum și conversațiile cu asistentul virtual;
• date de marketing: abonarea la newsletter, preferințele de comunicare, sursa de recomandare (afiliere) și consimțămintele exprimate;
• date din surse publice despre companii și persoane de contact ale acestora, folosite pentru prospectare B2B (vezi secțiunea 9).

3. De ce prelucrăm datele și pe ce temei

• furnizarea Serviciului, crearea și administrarea contului, suport tehnic — executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR);
• facturare, contabilitate, obligații fiscale și răspunsuri către autorități — obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c);
• securitatea Serviciului, prevenirea fraudei și a abuzurilor, jurnale de acces — interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f);
• newsletter, comunicări comerciale către persoane fizice, cookie-uri și tehnologii de analiză și publicitate — consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a), pe care îl poți retrage oricând;
• comunicări comerciale către companii și prospectare B2B, îmbunătățirea produselor — interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f), cu dreptul tău de opoziție;
• apărarea drepturilor în justiție — interes legitim.

4. Cookie-uri și tehnologii similare

Folosim cookie-uri strict necesare (limbă, piață, sesiune, plan ales în checkout), care nu necesită consimțământ. Cookie-urile de preferințe, analiză și marketing se activează doar după ce îți dai acordul din bannerul de cookie-uri. Poți schimba sau retrage oricând alegerea din linkul „Setări cookie-uri” din subsolul paginii. Lista completă, cu nume, scop și durată, este în Politica de cookie-uri.

5. Cui dezvăluim datele (destinatari)

Datele sunt accesate doar de personalul care are nevoie de ele și de furnizori care prelucrează în numele nostru, pe bază de contract (persoane împuternicite). Categoriile de furnizori:

• găzduire și infrastructură: Hetzner (Uniunea Europeană); rețea de livrare și protecție: Cloudflare;
• procesare plăți: Stripe, Netopia;
• trimitere e-mail, SMS și notificări: furnizori de e-mail tranzacțional și de SMS;
• analiză și publicitate (doar cu consimțământul tău): Google, Meta, OpenAI;
• funcții bazate pe inteligență artificială: furnizori de modele (de exemplu Anthropic, OpenAI) — vezi secțiunea 11;
• întâlniri online în aplicația de programări: Daily.co sau Jitsi;
• autorități publice, atunci când legea o cere (de exemplu ANAF pentru facturarea electronică).
• Lista actualizată a furnizorilor și a rolului fiecăruia ți-o putem trimite la cerere, la adresa [email protected].

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori (de exemplu Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) pot prelucra date în afara SEE, în special în Statele Unite. Transferăm date doar pe baza unor garanții prevăzute de GDPR: decizia de adecvare (inclusiv Cadrul UE–SUA pentru confidențialitatea datelor, pentru furnizorii certificați) sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene. Poți cere o copie a garanțiilor aplicabile la [email protected].

7. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele doar cât este necesar scopului pentru care au fost colectate:

• date de cont: cât timp contul este activ și până la 30 de zile după ștergerea sau încetarea abonamentului;
• facturi și documente contabile: 10 ani, conform legislației contabile;
• jurnale de acces și de securitate (inclusiv adrese IP): până la 90 de zile; înregistrările de autentificare: până la 12 luni;
• conversații cu asistentul virtual și chat: până la 6 luni;
• mesaje de contact și tichete de suport: până la 24 de luni după închidere;
• newsletter și consimțăminte: până la retragerea consimțământului, iar dovada consimțământului pe durata termenului de prescripție;
• date de prospectare B2B: până la 12 luni fără răspuns sau până la opoziție;
• copiile de siguranță criptate se suprascriu în cel mult 12 luni.

8. Drepturile tale

Conform GDPR ai dreptul la: acces la date; rectificare; ștergere („dreptul de a fi uitat”); restricționarea prelucrării; portabilitatea datelor; opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim și față de marketingul direct; retragerea consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare; și să nu fii supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată. Ne poți trimite cererea la [email protected]; răspundem în cel mult o lună (prelungibilă cu până la două luni pentru cereri complexe, cu informarea ta). Din panoul contului poți modifica datele de profil și consimțămintele. Putem cere dovada identității pentru a ne proteja datele tale.

9. Prospectare B2B și date din surse publice

Pentru a contacta companii care ar putea fi interesate de serviciile noastre, folosim date din surse publice despre companii și persoanele lor de contact (de exemplu registrul comerțului, ANAF, anunțuri publice, hărți online): denumirea companiei, CUI, adresa, administratorii, date de contact profesionale. Temeiul este interesul nostru legitim; l-am evaluat în scris (test de echilibrare) și nu contactăm persoane care s-au opus.

Dacă primești un mesaj de la noi pe această cale, în primul mesaj îți spunem cine suntem, din ce sursă avem datele tale, cum ne poți cere ștergerea sau te poți opune. Te poți opune oricând, la [email protected] sau prin linkul din mesaj; adăugăm adresa ta pe o listă de excludere pe care o respectăm.

10. Datele pe care clienții noștri le introduc în aplicații

Când folosești un produs al ecosistemului pentru propria afacere (de exemplu CRM, resurse umane, facturare, programări, clinici, cabinete), datele persoanelor introduse de tine în aplicație (clienții tăi, angajații, pacienții, elevii) sunt prelucrate de tine, ca operator. Noi acționăm ca persoană împuternicită, doar pe baza instrucțiunilor tale și a unui acord de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR). Dacă ești o persoană ale cărei date au fost introduse de un client al nostru, adresează-te mai întâi acelui client.

11. Funcții bazate pe inteligență artificială

Unele funcții (de exemplu asistentul virtual, completări sau rezumate) trimit textul tău către furnizori de modele de inteligență artificială, care prelucrează datele doar pentru a ne returna răspunsul. Nu îi permitem furnizorului să folosească conținutul tău pentru antrenarea modelelor, în măsura în care contractul sau setările furnizorului ne permit, și nu luăm decizii cu efect juridic asupra ta exclusiv prin mijloace automate. Nu introduce în aceste funcții date care nu sunt necesare, în special date sensibile.

12. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: conexiuni criptate (HTTPS), parole stocate cu hash, controlul accesului pe roluri, jurnale de acces, criptarea câmpurilor sensibile acolo unde este cazul, copii de siguranță criptate și separarea mediilor. Dacă apare o încălcare a securității datelor care te afectează, o notificăm autorității și, când legea o cere, și pe tine, în termenele prevăzute.

13. Minori

Serviciul se adresează persoanelor cu capacitate de exercițiu deplină și nu este destinat copiilor sub 16 ani. Datele elevilor sau ale copiilor din aplicațiile pentru educație sunt introduse de școală sau de părinte, în calitate de operator.

14. Modificări ale politicii

Când politica se schimbă în mod esențial, actualizăm data intrării în vigoare și, dacă schimbarea te afectează în mod semnificativ, te anunțăm prin e-mail sau în Serviciu.

15. Contact și reclamații

Pentru întrebări sau cereri: [email protected] sau prin poștă la Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau la autoritatea din țara ta de reședință din Uniunea Europeană.